Sinh Viên Việt Nam - Nơi Tôn Vinh Giá Trị Thực học & Thực hành

Gửi bài viết và đăng tin
Thứ Ba - 22/09/2020
Thứ Năm, 19/09/2013, 02:01 | An Smile

Kỹ năng mềm – Bí quyết làm việc hiệu quả

Cuộc sống của bạn giống như một gánh xiếc. Bạn có thể là người điều khiển thú hoặc bạn chính là con thú bị điều khiển. Bạn có thể quản lý thời gian trong ngày của mình hoặc bạn để cho thời gian quản lý mình. Về cơ bản thì đó là vấn đề của tính kỷ luật. Quản lý thời gian là kỹ năng bắt buộc nếu bạn muốn nâng cao hiệu quả làm việc của mình. Để rèn luyện được kỹ năng này, bạn cần phải:

Duy trì danh sách công việc
Tạo ra 1 danh sách công việc và tạo thói quen cập nhật nó thường xuyên. Bao gồm những việc cần-làm-gấp và việc chưa-cần-làm-gấp để bạn sẽ không bao giờ phải quên hay bỏ sót bất cứ việc gì. Mang theo bên mình danh sách này, hoặc là lưu trong điện thoại hay sổ tay làm việc. Ngoài ra, việc cần nhớ là hãy cụ thể hóa dự án hay nhiệm vụ phải làm bằng những hành dộng cụ thể.

Xác định rõ thời gian
Cần định rõ khung thời gian cho mỗi hành động và ngày hoàn tất. Nếu thứ tự công việc phải làm không quan trọng thì bạn có thể hoàn tất được việc nào đó khi phải lấp đầy khoảng thời gian trống bất ngờ. Chẳng hạn như bạn có thể tra cứu thông tin trên internet tại văn phòng trong khi phải chờ đợi một cuộc họp nào đấy.

 

Đề ra thời hạn cuối cùng và tôn trọng chúng
Hãy thực thế về việc đề ra hạn chót cho những công việc phải làm của mình. Sự thật là bất cứ nhiệm vụ nào đều có thời lượng thực hiện của riêng nó. Có bao giờ bạn để ý thấy rằng bạn thường hoàn tất những công việc giấy tờ, phân nhiệm vụ và quyết định rất chớp nhoáng vào ngày cuối cùng trước khi đi nghỉ mát đâu đó không? Dù là khi chạy nước rút, chúng ta có khuynh hướng làm xong khá nhiều việc, nhưng sẽ bớt căng thẳng hơn và chuyên nghiệp hơn nếu bạn đề ra và theo sát kế hoạch hành động của mình.

Sử dụng thời gian thật khôn ngoan
Hãy truy nhập vào hệ thống email vào những lần nhất định trong ngày và để điện thoại trả lời tự động để bạn có thể có được 1-2 tiếng tập trung mỗi ngày. Nếu có thể, đừng mở email nếu bạn không có thời gian cho nó.

Hãy trật tự và ngăn nắp
Hãy sắp xếp lại bàn làm việc của bạn, những hồ sơ, email sao cho dễ dàng tìm thấy nhất. Việc tìm kiếm thông tin hay hồ sơ thất lạc thường tiêu tốn rất nhiều thời gian.

Tránh sự ngắt quãng
Nếu phòng bạn có cửa, đôi lúc hãy đóng nó lại. Chính sách “luôn-mở-rộng-cửa” với nhân viên sẽ thất bại nếu như bạn không có thời gian lắng nghe những câu hỏi thắc mắc của họ và giải đáp. Nếu đồng sự của bạn đến bàn khi bạn quá bận rộn, hãy đề nghị anh/cô ấy xếp 1 thời điểm khác để nói chuyện.

Cùng cộng tác
Các cộng sự của bạn cũng mong muốn bạn sẽ hoàn thành công việc đúng thời hạn, cho nên, bạn phải nhớ tránh bất kỳ sự trì hoãn nào. Bạn cũng mong muốn họ như vậy đối với bạn. Để an toàn nhất, hãy kéo thêm chút thời gian vào hạn cuối của mỗi dự án để phòng trừ những trường hợp bất khả kháng.

Tránh những giám sát không cần thiết
Nếu bạn đã giao trách nhiệm hay phân bổ việc cho người nào đó, hãy để họ đảm trách trừ phi bạn có nhiệm vụ là phải theo sát họ. Quá nhiều người cứ lãng phí thời gian quý báu của mình để lắng nghe hay đọc báo cáo về dự án của người khác. Nếu việc của đồng nghiệp không tác động trực tiếp đến công việc hàng ngày, tiến độ công việc hay mục tiêu nghề nghiệp của bạn thì hãy biểu đạt sự quan tâm đó bằng một cuộc nói chuyện mang tính hỗ trợ vào một thời điểm thích hợp.

An Smile – Sinh Viên Space – Nguồn : YouTube

Ý kiến của bạn